基本の流れ
① 「未対応」タブの各行で「状況」「対応」を読む
② 学校へ電話して正しいメールアドレスを確認する
③ 宛先欄を修正して「この宛先で再送」を押す
④ 再送が成功すると自動で「完了」タブへ移動 — これで対応終了です
inbox
この一覧に載るメール学校に届かなかった可能性のあるメールが自動で追加されます(最大10分の時間差)。新しく追加されたときはメール通知と、各ページ上部の赤いバナーでもお知らせします。対応できないもの(システム側の問題など)は運営が処理するため、ここには表示されません。
send
この宛先で再送予約や資料請求の情報からメール本文を自動で作り直して送ります。宛先を修正して再送すると、元の予約・資料請求の宛先も自動で直り、以降のリマインド等も正しく届きます。資料送付メールは送信前に本文を確認・編集できます。
sync
「学校マスタの連絡先も更新」チェックONのまま再送すると、学校情報の連絡先メールアドレスも新しい宛先に更新されます。基本はONのままでOKです(担当者個人のアドレスなど、学校の代表連絡先とは別の宛先に送る場合のみOFFに)。
edit_note
対応メモを記録すぐに解決できないとき(電話したが不在、アドレス確認中など)に途中経過をメモします。記録すると「対応中」タブに移り、他のメンバーにも対応中であることが伝わるため、同じ学校への二重対応を防げます。
task_alt
完了にする再送以外の方法で解決したときに使います。「電話で確認した」(口頭で内容を伝えた等)か「対応不要と判断した」を選び、必要ならメモを添えて完了します。
history
対応履歴各行の下に、誰がいつ何をしたか(再送・メモ・完了・自動判定)が時系列で残ります。完了タブからも過去の対応内容を確認できます。